Saruman Loungen varaus- ja peruutusehdot
Voimassa 3.11.2026 alkaen.
1. Palveluntarjoaja
Saruman Lounge / Saruman Oy
Y-tunnus 2438856-4
Kirkkokatu 8 as 9, 90100 Oulu
Vuokrattavat tilat:
Saruman Lounge
Torikatu 18, 90100 Oulu
Sähköposti: lounge@saruman.fi
Puhelin: 010 420 1702
Näitä ehtoja sovelletaan Saruman Loungen Rento- ja Vakava-tilojen varauksiin sekä niihin liittyviin lisäpalveluihin.
2. Varauksen tekeminen ja sitovuus
Varaus tehdään Saruman Loungen verkkovarausjärjestelmässä tai erikseen Saruman Oy kanssa sovitulla tavalla.
Verkossa tehtävä varaus on sitova, kun asiakas on hyväksynyt varausehdot, suorittanut maksun ja saanut varausvahvistuksen sähköpostiinsa.
Varaajan tulee olla vähintään 18-vuotias. Yrityksen tai muun yhteisön puolesta varauksen tekevän henkilön tulee olla oikeutettu tekemään varaus kyseisen yhteisön puolesta.
Varaaja vastaa siitä, että annetut yhteys- ja laskutustiedot ovat oikeat.
3. Hinnat ja maksaminen
Verkkovaraukset maksetaan kokonaisuudessaan varauksen yhteydessä.
Varauksen hinta määräytyy varaushetkellä voimassa olevan hinnaston mukaan. Mahdolliset lisäpalvelut veloitetaan joko varauksen yhteydessä tai erikseen sovitulla tavalla.
Yritysasiakkaille hinnat voidaan ilmoittaa ilman arvonlisäveroa, jolloin sovellettava arvonlisävero lisätään hintaan. Kuluttaja-asiakkaalle näytetään ennen maksamista hänen maksettavakseen tuleva kokonaishinta veroineen.
Räätälöidyistä varauksista, poikkeavista kellonajoista, tarjoiluista ja muista erikseen sovittavista palveluista voidaan antaa erillinen tarjous.
4. Varausaika
Tila on asiakkaan käytettävissä varausvahvistuksessa ilmoitetun ajan.
Varausaikaan sisältyvät kaikki tilaisuuteen liittyvät valmistelut, tavaroiden tuominen, mahdollinen koristelu sekä tilasta poistuminen ja asiakkaan omien tavaroiden pois vieminen.
Tilaan ei voi saapua ennen varausajan alkamista ilman erillistä sopimusta. Tila tulee luovuttaa Saruman Loungen käyttöön viimeistään varausajan päättyessä.
Jos asiakas tarvitsee valmiista varausvaihtoehdoista poikkeavan aikataulun, siitä voidaan sopia etukäteen sähköpostitse osoitteessa lounge@saruman.fi.
Varausajan ylittävästä käytöstä voidaan veloittaa erikseen.
5. Varausten muuttaminen ja peruuttaminen – Rento
Rennon varauksen voi peruuttaa seuraavasti:
Yli 14 vuorokautta ennen varauksen alkua:
Maksettu varausmaksu palautetaan kokonaisuudessaan.
7–14 vuorokautta ennen varauksen alkua:
50 % varauksen hinnasta palautetaan.
Alle 7 vuorokautta ennen varauksen alkua:
Varausmaksua ei palauteta.
Rennon varauksen ajankohtaa voidaan siirtää yhden kerran ilman muutosmaksua, kun muutoksesta sovitaan viimeistään 14 vuorokautta ennen alkuperäistä varausta. Uusi ajankohta sovitaan saatavuuden mukaan. Myöhemmin tehtävistä muutoksista sovitaan tapauskohtaisesti.
Peruutus tai muutospyyntö tulee tehdä kirjallisesti osoitteeseen lounge@saruman.fi. Peruutus katsotaan tehdyksi, kun ilmoitus on saapunut Saruman Oy.
6. Varausten muuttaminen ja peruuttaminen – Vakava
Vakavan varauksen voi peruuttaa tai siirtää veloituksetta viimeistään 48 tuntia ennen varauksen alkua.
Alle 48 tuntia ennen varausta tehdystä peruutuksesta varausmaksua ei palauteta.
Uusi ajankohta sovitaan saatavuuden mukaan.
Peruutus tai muutospyyntö tulee tehdä kirjallisesti osoitteeseen lounge@saruman.fi tai varausjärjestelmän kautta, mikäli kyseinen toiminto on käytettävissä.
7. Tilojen käyttäminen
Rento on tarkoitettu enintään 40 henkilön tilaisuuksiin. Saunatiloja voi käyttää samanaikaisesti enintään 20 henkilöä.
Vakava on tarkoitettu enintään 12 henkilön käyttöön.
Asiakas sitoutuu käyttämään tiloja, kalusteita ja varusteita huolellisesti sekä noudattamaan Saruman Loungen antamia käyttö-, turvallisuus- ja poistumisohjeita.
Tilojen käyttäminen lainvastaiseen toimintaan tai tavalla, josta aiheutuu kohtuutonta häiriötä rakennuksen muille käyttäjille, naapureille tai ympäristölle, on kielletty.
Saruman Oyä on oikeus keskeyttää tilaisuus, mikäli tiloja käytetään olennaisesti näiden ehtojen tai annettujen turvallisuusohjeiden vastaisesti. Tällaisessa tilanteessa varausmaksua ei palauteta.
8. Sauna
Sauna sisältyy niihin Rento-varauksiin, joissa sauna on hinnastossa tai varausvahvistuksessa erikseen mainittu.
Muihin varauksiin saunan käytöstä voidaan sopia erikseen.
Saunaa käytetään asiakkaan omalla vastuulla. Varaaja vastaa siitä, että hänen seurueensa noudattaa saunan käyttö- ja turvallisuusohjeita.
Pyyhkeitä voi vuokrata Saruman Loungesta varaushetkellä voimassa olevan hinnaston mukaisesti. Asiakkaat voivat myös tuoda omat pyyhkeet.
9. Ruoat, juomat ja tarjoilut
Tilaan saa tuoda omia ruokia ja juomia, ellei varauksen yhteydessä ole erikseen toisin sovittu.
Asiakas vastaa itse tuomiensa elintarvikkeiden asianmukaisesta käsittelystä ja säilytyksestä.
Asiakas huolehtii itse catering-palveluiden tilaamisesta. Alakerran Cafe Antell Pihasta on mahdollista tilata kokous- ja tapahtumatarjoiluja.
Saruman Lounge ei vastaa ulkopuolisen catering- tai muun palveluntarjoajan toimituksesta, ellei Saruman Oy ole erikseen myynyt kyseistä palvelua osana varausta.
Varaaja vastaa siitä, että alkoholijuomien käyttö tilaisuudessa tapahtuu lain ja hyvän järjestyksen mukaisesti. Päihtymys ei oikeuta häiritsevään, vaaralliseen tai vahinkoa aiheuttavaan käyttäytymiseen.
10. Siivous
Normaali loppusiivous sisältyy Rennon ilta- ja koko päivän sekä illan sisältäviin varauksiin, jos hinnastossa tai varausvahvistuksessa näin ilmoitetaan.
Asiakkaan tulee kuitenkin ennen poistumistaan:
kerätä omat tavaransa mukaan
poistaa tilaan tuodut koristeet ja muut materiaalit
laittaa roskat niille osoitettuihin paikkoihin
jättää tila normaalin käytön jäljiltä asialliseen kuntoon.
Jos tila vaatii asiakkaan toiminnan seurauksena tavanomaisesta poikkeavaa siivousta, Saruman Oyä on oikeus veloittaa asiakkaalta ylimääräisestä siivouksesta aiheutuneet kohtuulliset kustannukset.
11. Vahingot ja asiakkaan vastuu
Varaaja vastaa oman seurueensa toiminnasta varauksen aikana.
Varaaja on velvollinen korvaamaan vahingot, jotka varaaja tai hänen seurueeseensa kuuluva henkilö aiheuttaa tahallisesti tai huolimattomuudellaan tiloille, kalusteille, laitteille tai muulle omaisuudelle.
Havaitusta vahingosta tulee ilmoittaa Saruman Oy viipymättä.
Saruman Oy ei vastaa tiloihin jätetyistä tai kadonneista asiakkaiden tavaroista.
12. Tupakointi, avotuli ja turvallisuus
Tupakointi ja sähkötupakointi sisätiloissa on kielletty.
Kynttilöiden, avotulen, savukoneiden tai muiden paloturvallisuuteen vaikuttavien laitteiden käytöstä tulee sopia etukäteen Saruman Oy kanssa.
Hätäpoistumisteitä, sammutusvälineitä tai turvallisuusmerkintöjä ei saa peittää tai niiden käyttöä estää.
Varaaja vastaa siitä, että tilaisuuden osallistujat noudattavat annettuja turvallisuusohjeita.
13. Kulku tiloihin
Tarkemmat saapumis-, sisäänpääsy- ja kulkuohjeet toimitetaan asiakkaalle ennen varausta tai varausvahvistuksen yhteydessä.
Mahdolliset kulkukoodit ja muut pääsytiedot on tarkoitettu vain varaajan ja hänen seurueensa käyttöön eikä niitä saa luovuttaa ulkopuolisille.
14. Saruman Oy oikeus perua varaus
Saruman Oyä on oikeus perua varaus, mikäli tilan käyttäminen estyy Saruman Oyä riippumattomasta syystä, kuten vakavan teknisen vian, vesivahingon, viranomaismääräyksen tai muun ylivoimaisen esteen vuoksi.
Tällaisessa tilanteessa asiakkaalle tarjotaan mahdollisuuksien mukaan korvaavaa ajankohtaa.
Jos sopivaa korvaavaa ajankohtaa ei löydy, asiakkaalle palautetaan kyseisestä varauksesta maksettu maksu.
Saruman Oy ei vastaa asiakkaalle aiheutuneista välillisistä kustannuksista tai vahingoista siltä osin kuin vastuun rajoittaminen on lain mukaan sallittua.
15. Kuluttaja-asiakkaat
Jos varaaja on kuluttaja, sovelletaan näiden ehtojen lisäksi kuluttajansuojalain pakottavia säännöksiä.
Kuluttajan mahdollinen lakisääteinen peruuttamisoikeus määräytyy varatun palvelun luonteen ja kuluttajansuojalain perusteella. Jos lakisääteinen peruuttamisoikeus soveltuu varaukseen, sitä ei rajoiteta näillä ehdoilla.
Siltä osin kuin lakisääteistä peruuttamisoikeutta ei ole tai asiasta voidaan sopia, sovelletaan kohdissa 5 ja 6 mainittuja Saruman Loungen peruutusehtoja.
16. Reklamaatiot
Mahdollisesta virheestä tai puutteesta tulee ilmoittaa Saruman Oy mahdollisimman pian, jotta asia voidaan mahdollisuuksien mukaan korjata jo varauksen aikana.
Reklamaatiot tehdään sähköpostitse osoitteeseen:
17. Erimielisyydet ja sovellettava laki
Näihin ehtoihin sovelletaan Suomen lakia.
Mahdolliset erimielisyydet pyritään ensisijaisesti ratkaisemaan neuvottelemalla.
Yritysasiakkaiden kanssa syntyvät riidat ratkaistaan viime kädessä Oulun käräjäoikeudessa.
Kuluttaja-asiakas voi saattaa asian myös kuluttajaneuvonnan ja Kuluttajariitalautakunnan käsiteltäväksi. Kuluttaja voi nostaa kanteen myös lain mukaan toimivaltaisessa käräjäoikeudessa.
18. Ehtojen hyväksyminen
Tekemällä varauksen asiakas vahvistaa tutustuneensa näihin varaus- ja peruutusehtoihin ja hyväksyy ne.
Varauksen yhteydessä hyväksytyt ehdot ovat osa asiakkaan ja Saruman Oy välistä sopimusta.